Privacyverklaring Amberscript

30-09-2022

In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens wanneer deze worden verwerkt bij de transcriptie tool Amberscript.

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?

De Universiteit Utrecht, gevestigd aan de Heidelberglaan 8, 3584 CS Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die worden omschreven in deze privacyverklaring.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Tijdens het uitvoeren van kwalitatief onderzoek nemen onderzoekers van de UU vaak interviews af. Om verdere analyse van deze interviews mogelijk te maken worden deze interviews opgenomen en later omgezet in tekst. Het handmatig uitwerken van de geluidsopnames kost de onderzoekers veel werk en tijd.
Het doel van het gebruik van deze dienst door Amberscript is dan ook om onderzoekers te ondersteunen door het automatisch uitwerken van geluidsopnames van interviews mogelijk te maken. Dit is een grote tijdsbesparing in vergelijking met het handmatig uitwerken van de interviews en zorgt ook voor een stukje kwaliteitsborging.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt wanneer je Amberscript gebruikt?

De volgende gegevens worden verwerkt wanneer je gebruik maakt van Amberscript:

• Naamgegevens;
• Contactgegevens;
• Opnamebestanden;
• Loggegevens, geen opnamebestanden.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt als deelnemer van het interview?

• Opnamebestanden.

Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard?

• Naamgegevens: Tot het Amberscript account wordt verwijderd;
• Contactgegevens: Tot het Amberscript account wordt verwijderd;
• Opnamebestanden: Tot deze verwijderd worden door de eigenaar, in lijn met de bewaartermijn uit het datamanagement plan van het onderzoek;
• Loggegevens: 30 dagen.

Worden mijn gegevens gedeeld met derden?

De gegevens worden verwerkt door Amberscript, Amberscript zet de (audio)bestanden via een automatisch proces om naar tekst. Medewerkers van Amberscript hebben geen toegang tot de gedeelde bestanden, tenzij er gebruik wordt gemaakt van de extra service waarin een goedgekeurde medewerker van Amberscript handmatig de tekst verbeterd nadat het automatisch omgezet is naar tekst. De Universiteit Utrecht heeft afspraken gemaakt met Amberscript over hoe Amberscript om moet gaan met de verzamelde en te verwerken persoonsgegevens, deze afspraken zijn gemaakt in de vorm van een contract, de verwerkingsovereenkomst.
Amberscript maakt gebruik van Amazon Web Services (AWS) voor het beheren van hun servers.

Worden mijn gegevens doorgegeven naar derde landen?

Nee, bij het gebruik van Amberscript zullen er geen gegevens doorgeven worden aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wat is de wettelijke grondslag van deze gegevensverwerking?  

De verwerking van persoonlijke gegevens vindt plaats op basis van twee grondslagen, toestemming en het algemeen belang.

Verwerking van persoonsgegevens op basis van toestemming

De verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan het interview vindt plaats op basis op twee grondslagen: Toestemming en het algemeen belang.
De grondslag toestemming geldt voor deelnemers het interview wiens deelname aan het onderzoek, en daarmee de gegevensverwerking, op vrijwillige basis berust. Toestemming dient bij het afnemen van interviews altijd gevraagd te worden middels een toestemmingsformulier, in dit formulier zal de verwerking door Amberscript ten behoeve van de transcriptie opgenomen moeten worden door de onderzoeker.
Om borgen dat de toestemming vrij en specifiek gegeven wordt zal de transcriptie via Amberscript als apart en optioneel moeten worden aangeboden, zonder consequenties aan de deelname aan het onderzoek als de betrokkene hier niet mee akkoord gaat.
De toestemming kan worden ingetrokken middels een bericht aan de onderzoeker of een e-mail naar privacy@uu.nl.

Verwerking op basis van algemeen belang

Amberscript wordt ingezet als hulpmiddel voor het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek, wat onderdeel is van de wettelijke taak die de Universiteit heeft per wet op hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen?

Als betrokkene heb je bepaalde rechten. Namelijk het recht op inzage, het recht op rectificatie van persoonsgegevens, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van verwerking, het recht op bezwaar. Mocht je gebruik willen maken van deze rechten, dan kunt je jouw verzoek richten aan Privacy@uu.nl. Het kan voorkomen dat tijdens deze procedure om identiteitsbewijzen wordt gevraagd.
Wanneer je bezwaar maakt, zal er van geval tot geval bekeken worden of aan dit bezwaar kan of moet worden voldaan. De Universiteit Utrecht staakt de verwerking van persoonsgegevens tenzij er dringende gerechtvaardigde gronden aangevoerd worden die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden.

Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering.

Vragen

Als u vragen heeft over dit privacy statement, dan kan u die stellen aan privacy@uu.nl. Wilt u een klacht indienen? Dan kan dat bij de functionaris voor gegevensbescherming van de Universiteit Utrecht, te bereiken op fg@uu.nl. Het staat u ook altijd vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de privacy waakhond van Nederland.