Privacyverklaring Transcriptiedienst Amberscript

Versie 07-08-2024

In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van de dienst van Amberscript voor het omzetten van audio naar tekst, of wanneer u persoonsgegevens in Amberscript worden verwerkt als deelnemer van een interview.

Welke persoonsgegevens verzamelt de UU van mij?

De volgende gegevens worden verwerkt als gebruiker van Amberscript:

• Naamgegevens;
• Contactgegevens;
• Persoonsgegevens als onderdeel van de opnamebestanden;
• Persoonsgegevens als onderdeel van de getranscribeerde tekst;
• Persoonsgegevens als onderdeel van de loggegevens.

De volgende gegevens worden verwerkt als deelnemer van een interview:

• Persoonsgegevens als onderdeel van de opnamebestanden;
• Persoonsgegevens als onderdeel van de getranscribeerde tekst.

Voor welke doeleinden verwerkt de UU mijn persoonsgegevens?

Tijdens het uitvoeren van kwalitatief onderzoek nemen onderzoekers en/of studenten van de UU vaak interviews af. Om verdere analyse van deze interviews mogelijk te maken worden deze interviews opgenomen en later omgezet in tekst. Het handmatig uitwerken van de geluidsopnames kost veel werk en tijd. Met behulp van Amberscript worden de geluidsopnames automatisch omgezet naar schriftelijk tekst. Dit is een grote tijdsbesparing in vergelijking met het handmatig uitwerken van de interviews en zorgt ook voor een stukje kwaliteitsborging.

Mag de UU mijn persoonsgegevens verwerken?

De UU mag uw persoonsgegevens alleen verwerken als we daar een goede reden voor hebben. Zo’n reden moet in de wet worden genoemd. We spreken dan van een wettelijke grondslag. De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens als onderdeel van de opnamebestanden dient per geval bepaald en gecommuniceerd te worden met de betrokkene.

Voor deze transcriptie dienstverlening verwerkt de UU uw persoonsgegevens op basis van één de volgende wettelijke grondslagen:

• De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang. Alle activiteiten die we uitvoeren in het kader van ons reguliere onderwijs vallen onder deze grondslag. Op grond van de wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek heeft de UU de taak om wetenschappelijk onderwijs te verzorgen en wetenschappelijk onderzoek uit te voeren. Daarmee vervult de UU een taak van algemeen belang.
• U hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van uw persoonsgegevens. Als u meedoet met een onderzoek kan er bijvoorbeeld aan u worden gevraagd of u toestemming geeft voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Hoelang bewaart de UU mijn persoonsgegevens?

• Naamgegevens: Tot het Amberscript account wordt verwijderd;
• Contactgegevens: Tot het Amberscript account wordt verwijderd;
• Loggegevens: 30 dagen;
• Opnamebestanden: Tot deze verwijderd worden uit Amberscript;
• Getranscribeerde tekst: Tot deze verwijderd worden uit Amberscript.

Met wie worden mijn persoonsgegevens gedeeld?

De gegevens worden verwerkt door Amberscript. Amberscript zet de (audio)bestanden via een automatisch proces om naar tekst. De medewerkers van Amberscript hebben geen toegang tot de gedeelde bestanden, tenzij er gebruik wordt gemaakt van de extra service waarin een goedgekeurde medewerker van Amberscript handmatig de tekst verbeterd nadat het automatisch omgezet is naar tekst. De UU heeft afspraken gemaakt met Amberscript over hoe Amberscript om moet gaan met de verzamelde en te verwerken persoonsgegevens. Deze afspraken zijn gemaakt in de vorm van een contract, de verwerkingsovereenkomst.
Amberscript maakt gebruik van Google Cloud Platform (GCP) als sub-verwerker voor het beheren hun servers.

Binnen Amberscript is er ook de mogelijkheid om teksten te vertalen. Hiervoor wordt er gebruik gemaakt van een verbinding met DEEPL voor het vertalen van de tekst. De opnamebestanden worden alleen met DEEPL gedeeld wanneer er gebruik gemaakt wordt van de vertaalfunctie.

Organisaties die betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens kunnen mogelijk ook gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Bij het gebruik maken van Amberscript worden er geen gegevens doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wat zijn mijn rechten onder de AVG?

De AVG geeft u als gebruiker en deelnemer van Amberscript een groot aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Zo hebt u het recht om uw gegevens in te zien en om ze te laten corrigeren of verwijderen. In bepaalde gevallen hebt u het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te laten bevriezen (‘beperken’), uw toestemming voor de verwerking in te trekken en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.

Hoe zit het met het geven en intrekken van toestemming?

Als we uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, hebt u het recht om deze toestemming ook weer in te trekken. Dit kan altijd, dus ook nadat wij uw gegevens al hebben verzameld. U hoeft niet te zeggen waaróm u uw toestemming intrekt. Houd wel rekening met het volgende: als u uw toestemming intrekt, hoeven we datgene wat we tot op dat moment met uw persoonsgegevens hebben gedaan, niet ongedaan te maken. Het intrekken van uw toestemming werkt dus niet met terugwerkende kracht.

Kan ik mijn persoonsgegevens inzien, (laten) corrigeren of (laten) verwijderen?

U hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van u verwerken en om te controleren of die gegevens kloppen. Op uw verzoek verstrekken we u kosteloos een overzicht van gegevens, liefst zo specifiek mogelijk. Daarbij geven we u aanvullende informatie, bijvoorbeeld waarom we die gegevens verwerken, hoelang we ze bewaren, enzovoort.

Wij moeten er zorg voor dragen dat al uw persoonsgegevens die op onze systemen staan, correct zijn. Als u merkt (of denkt) dat bepaalde persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, kunt u ons verzoeken die gegevens te corrigeren. En omdat onze gegevens niet alleen correct moeten zijn, maar ook volledig, mag u die gegevens (laten) aanvullen.

Er zijn situaties waarin u ons kunt vragen bepaalde gegevens van u te wissen. U kunt dit bijvoorbeeld doen als u vindt dat wij deze gegevens niet meer nodig hebben of dat we deze onrechtmatig verwerken, maar ook als u uw toestemming hebt ingetrokken of als u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking. Wij gaan dan na of er redenen zijn om uw persoonsgegevens desondanks te bewaren (bijvoorbeeld omdat we een overeenkomst met u hebben). Zijn die redenen er niet, dan wissen we uw gegevens.

Wanneer kan ik bezwaar maken tegen de verwerking?

In bepaalde gevallen verwerken we uw persoonsgegevens wellicht omdat dat nodig is voor het uitvoeren van een taak van algemeen belang of voor het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen (of die van een andere persoon of organisatie). In dergelijke gevallen vragen we u niet om toestemming te geven voor de verwerking, maar kunt u daar wel bezwaar tegen maken op basis van uw specifieke situatie. Als u bezwaar maakt, zullen we de verwerking opschorten en zullen we uw rechten, vrijheden en belangen afwegen tegen onze belangen. Daarbij letten we op uw specifieke situatie. Wegen onze belangen zwaarder, dan hervatten we de verwerking. Wegen de rechten, vrijheden en belangen in uw specifieke geval zwaarder, dan stoppen we de verwerking definitief. In beide gevallen laten we u weten wat we hebben besloten.

Wat houdt het in dat ik de verwerking kan ‘beperken’?

Het beperken van de verwerking is niets anders dan dat we de verwerking tijdelijk ‘bevriezen’. Als u ons verzoekt de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, mogen we er niets anders meer mee doen dan ze bewaren. Het recht op beperking van de verwerking komt bijvoorbeeld van pas wanneer er sprake is van een conflict of geschil waarin uw persoonsgegevens een rol spelen. Door de verwerking te beperken, voorkomt u dat uw persoonsgegevens worden gewijzigd of gewist.

Neemt de UU volledig geautomatiseerde beslissingen?

Er is voor deze verwerking geen sprake van volledig  geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering.

Hoe kan ik deze rechten uitoefenen?

Als u een of meer van de bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, kunt u een verzoek indienen middels het Formulier privacy verzoek (uu.nl). Wij hebben dan een maand de tijd om op uw verzoek te reageren. Bij heel complexe verzoeken (of als er heel veel verzoeken tegelijk binnenkomen) hebben we soms meer tijd nodig (maximaal twee maanden extra). Dit laten we u dan binnen die eerste maand weten.

Bij het uitoefenen van uw rechten is het noodzakelijk dat wij eerst uw identiteit vaststellen. Dit doen we op een manier die past bij de situatie waar het om gaat en bij het recht dat u wilt uitoefenen.

Individuele beoordeling

We willen u erop wijzen dat de bovenbeschreven rechten geen absolute rechten zijn. Ieder verzoek beoordelen we individueel. Soms kunnen er omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. Als dit zo is, laten we u weten waaróm dat zo is. Er is één uitzondering: als u bezwaar maakt tegen gebruik van uw gegevens voor direct marketing, honoreren we dat bezwaar altijd. We schrijven u dan hoe dan ook uit.

Hoe beveiligt de UU mijn persoonsgegevens?

De UU gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. De UU neemt technische en organisatorische maatregelen die passen bij de persoonsgegevens waar het om gaat. Daardoor zijn uw persoonsgegevens altijd optimaal beschermd.

Technische maatregelen

Om uw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, heeft de UU passende beveiligingstechnologie in gebruik. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte.

De UU neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden. Binnen de organisatie heeft de UU een groot aantal maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw gegevens niet alleen technisch beveiligd zijn, maar dat ook de kans op menselijke fouten en misbruik tot een minimum beperkt wordt. Zo hanteert de UU een informatiebeveiligingsbeleid en een privacy beleid, werkt de UU waar nodig met geheimhoudingsverklaringen en volgt het UU-personeel geregeld awareness trainingen op het gebied van gegevensbeveiliging en -bescherming.

Vragen? Klachten?

Hebt u naar aanleiding van de bovenstaande informatie nog specifieke vragen of hebt u op- of aanmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. U kunt hiervoor een bericht sturen aan privacy@uu.nl.

De UU heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is een interne adviseur en toezichthouder die ook voor u van belang kan zijn, namelijk wanneer u vragen hebt over de verwerking van persoonsgegevens of wanneer u daarover een klacht wilt indienen. U kunt contact met onze FG opnemen via fg@uu.nl.

We wijzen u erop dat u bovendien het recht hebt om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens Universiteit Utrecht

Heidelberglaan 8
3584 CS Utrecht
Tel. (030) 253 35 50