Privacyverklaring Canon Support medewerkers

In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens wanneer deze worden verwerkt voor het beheren van je support account.

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?

De Universiteit Utrecht is verantwoordelijk voor de verwerkingen die worden omschreven in deze privacyverklaring.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden verwerkt om je de nodige rechten te geven om je support werkzaamheden uit te voeren, en tegelijkertijd je identiteit veilig te beheren.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

• Je naam, waaronder initialen,
• Je (persoonlijke) email adres bij je werkgever,
• Je SolisID (Uniek UU ID),
• Je rol bij de UU (leveranciersmedewerker),
• De UU verantwoordelijke voor je SolisID,
• Je geboortedatum,
• Je Support account ID, indien van toepassing, en
• Je email adres bij de UU.

Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard?

Je SolisID is 1 jaar geldig en kan telkens tot 1 jaar verlengd worden. Je SolisID en bijbehorende gegevens worden verwijderd wanneer je werkzaamheden voor de Universiteit Utrecht stoppen.

Voor matchingsdoeleinden worden je initialen, achternaam en geboortedatum 50 jaar bewaard. Deze termijn wordt in de toekomst naar beneden bijgesteld.

Je Support account wordt na 1 jaar inactiviteit geblokkeerd, en binnen 1 maand verwijderd.

Worden mijn gegevens gedeeld met derden?

Je gegevens worden niet gedeeld met andere partijen.

Worden mijn gegevens doorgegeven naar derde landen?

Nee, er vindt geen doorgifte plaats van gegevens naar derde landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Wat is de wettelijke grondslag van deze gegevensverwerking?

De grondslag die de Universiteit Utrecht gebruikt voor deze gegevensverwerking is het gerechtvaardigd belang. Met deze gegevensverwerking streeft de Universiteit Utrecht twee belangen na: het faciliteren van werkzaamheden, en de beveiliging van diens omgeving doormiddel van continuïteit in identiteiten.

Deze belangen dienen gewogen te worden tegenover de belangen van de betrokkenen bij deze gegevensverwerking. In beginsel hebben de betrokkenen geen eigen belang bij deze gegevens, deze worden enkel verwerkt om hun werkzaamheden mogelijk te maken en om identiteitsproblemen bij de Universiteit Utrecht te voorkomen. De impact op de belangen door de gegevensverwerking is echter wel beperkt. Er wordt een beperkte set aan persoonsgegevens verwerkt die is beperkt tot identificerende gegevens, die niet gebruikt kunnen worden om de betrokkene buiten de context van de Universiteit te identificeren zonder verdere voorkennis. Daarnaast worden de contactgegevens van de betrokkene kort bewaard.

Hier wordt geconcludeerd dat de belangen van de betrokkenen niet zwaarder wegen dan die van de Universiteit Utrecht bij deze gegevensverwerking.

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen?

De AVG geeft jou een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Je hebt het recht om je gegevens in te zien en om ze te laten corrigeren of verwijderen. Bij deze verwerking heb je ook het recht om de verwerking van je gegevens tijdelijk te laten bevriezen (‘beperken’) en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.

Hoe kan ik deze rechten uitoefenen?

Als je een of meer van bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, kun je een verzoek indienen middels het formulier privacy verzoek. Wij hebben dan een maand de tijd om op je verzoek te reageren. Bij heel complexe verzoeken (of als er heel veel verzoeken tegelijk binnenkomen) hebben we soms meer tijd nodig (maximaal twee maanden extra). Dit laten we je dan binnen die eerste maand weten.

Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering.

Vragen? Klachten?

Heb je naar aanleiding van de bovenstaande informatie nog specifieke vragen of heb je op- of aanmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor een bericht sturen aan privacy@uu.nl.

De UU heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is een interne adviseur en toezichthouder die ook voor jou van belang kan zijn, namelijk wanneer je informatie wenst over onze verwerking van persoonsgegevens of wanneer je daarover een klacht wilt indienen. Je kunt contact met onze FG opnemen via fg@uu.nl.

We wijzen je erop dat je bovendien het recht hebt om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens Universiteit Utrecht

Heidelberglaan 8
3584 CS Utrecht
Tel. (030) 253 35 50

Privacyverklaring: versie en beleidsdocument

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 30-7-2026. Van tijd tot tijd brengen we wijzigingen aan in deze privacyverklaring.