For English, click here.

Privacyverklaring UU AI-Chat

In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens wanneer deze worden verwerkt bij gebruik van de UU AI chat.

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?

De Universiteit Utrecht is verantwoordelijk voor de verwerkingen die worden omschreven in deze privacyverklaring.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden verwerkt om de dienstverlening van de UU AI-Chat aan jou te leveren.

Je persoonsgegevens worden niet gebruikt om AI modellen te trainen.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Onderstaande gegevens worden verwerkt als je de UU AI-chat gebruikt:

• Je naam,
• Je email adres,
• Je SolisID,
• Technische gegevens, zoals je IP-adres en algemene logging over je gebruik van de dienst,
• Hoeveel je gebruik maakt van de dienst, uitgedrukt in tokens,
  • De hoeveelheid tokens die je gebruikt is een uitdrukking van hoeveel moeite de AI heeft moeten doen om jouw vragen te beantwoorden.
• Alles wat je in de chat deelt en wat de AI-Chat terugstuurt.
  • Wat je in de chat zet, en de output van de AI is binnen de UU afgeschermd.

Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard?

Al je persoonsgegevens worden bewaard zolang je bij de UU werkt of studeert. Je kan er op ieder moment voor kiezen om je eigen gegevens te verwijderen.

Worden mijn gegevens gedeeld met derden?

Je gegevens worden, als onderdeel van deze dienstverlening, verwerkt door Microsoft. Afhankelijk van het model dat je kiest worden je mogelijk gegevens ook verwerkt door SURF.

Worden mijn gegevens doorgegeven naar derde landen?

Nee, er vindt geen doorgifte plaats van gegevens naar derde landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Wat is de wettelijke grondslag van deze gegevensverwerking?

Het gerechtvaardigd belang van de UU is om deze dienst ter beschikking te stellen aan diens medewerkers en studenten, voor toepassing in het onderwijs, onderzoek en de bedrijfsvoering. Het is daarbij voor de UU van belang dat de AI-Chat voldoet aan de geldende normen rondom gegevensbescherming, beveiliging en autonomie. De AI-Chat moet de brede vraag binnen de UU naar generatieve AI beantwoorden en tegelijkertijd ook gebruik van niet goedgekeurde AI, met bijbehorende privacy- en beveiligingsrisico’s terugdringen.

Deze belangen zijn gewogen tegenover de privacy impact die komt kijken bij het gebruik van de dienst bij betrokkenen. Daarbij wordt meegenomen dat de verwerkte persoonsgegevens strikt beperkt blijven tot het minimale voor het operationeel houden van de AI-Chat en dat de meest gevoelige persoonsgegevens afgeschermd zijn van zichtbaarheid bij reguliere beheerstaken. De verwerkte gegevens passen binnen de context van gebruik van een generatieve AI dienst en worden enkel binnen Europa verwerkt. 

Bovenstaand is kort uiteengezet dat de UU een gerechtvaardigd belang heeft bij het aanbieden van deze dienstverlening en dat de privacy impact op betrokkenen beperkt blijft, noodzakelijk is en passend is gebleken bij de AI-Chat dienstverlening Uit het bovenstaande kan dus geconcludeerd worden dat het gerechtvaardigd belang van de UU stand houdt.

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen?

De AVG geeft jou een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Je hebt het recht om je gegevens in te zien en om ze te laten corrigeren of verwijderen. Bij deze verwerking heb je ook het recht om de verwerking van je gegevens tijdelijk te laten bevriezen (‘beperken’) en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.

Hoe kan ik deze rechten uitoefenen?

Als je een of meer van bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, kun je een verzoek indienen middels het formulier privacy verzoek. Wij hebben dan een maand de tijd om op je verzoek te reageren. Bij heel complexe verzoeken (of als er heel veel verzoeken tegelijk binnenkomen) hebben we soms meer tijd nodig (maximaal twee maanden extra). Dit laten we je dan binnen die eerste maand weten.

Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering.

Vragen? Klachten?

Heb je naar aanleiding van de bovenstaande informatie nog specifieke vragen of heb je op- of aanmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor een bericht sturen aan privacy@uu.nl.

De UU heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is een interne adviseur en toezichthouder die ook voor jou van belang kan zijn, namelijk wanneer je informatie wenst over onze verwerking van persoonsgegevens of wanneer je daarover een klacht wilt indienen. Je kunt contact met onze FG opnemen via fg@uu.nl.

We wijzen je erop dat je bovendien het recht hebt om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens Universiteit Utrecht

Heidelberglaan 8
3584 CS Utrecht
Tel. (030) 253 35 50

Privacyverklaring: versie en beleidsdocument

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19-8-2026. Van tijd tot tijd brengen we wijzigingen aan in deze privacyverklaring.