Privacyverklaring Surf Research Access Management

In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens wanneer deze worden verwerkt bij gebruik van SURF Research Access Management (SRAM).

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?

De Universiteit Utrecht is verantwoordelijk voor de verwerkingen die worden omschreven in deze privacyverklaring.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden verwerkt om je met SRAM toegang te geven tot onderzoeksgroepen om tussen instellingen samen te kunnen werken.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De volgende gegevens worden verwerkt:

• Je naam,
• Je UU mail adres,
• Je SolisID,
• Bij welke instelling en bedrijfsonderdeel je werkt,
• Logging omtrent je gebruik van de dienst.

Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard?

Je gegevens worden 12 maanden lang bewaard als actief account. 3 maanden na deze periode worden deze verwijderd.

Worden mijn gegevens gedeeld met derden?

Je gegevens worden gedeeld met SURF. Daarnaast worden je gegevens ook gedeeld met andere instellingen, als je je aansluit bij een onderzoeksgroep die wordt beheerd door die instelling.

Worden mijn gegevens doorgegeven naar derde landen?

Nee, er vindt geen doorgifte plaats van gegevens naar derde landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Wat is de wettelijke grondslag van deze gegevensverwerking?

De UU heeft een gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van deze samenwerkmethode om barrières voor interinstitutionele samenwerking weg te nemen. Onderzoekers hebben hier ook baat bij. Hier kan worden gesteld dat deze belangen elkaar goed vinden en dat het gerechtvaardigd belang slaagt.

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen?

De AVG geeft jou een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Je hebt het recht om je gegevens in te zien en om ze te laten corrigeren of verwijderen. Bij deze verwerking heb je ook het recht om de verwerking van je gegevens tijdelijk te laten bevriezen (‘beperken’) en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.

Ben je onderdeel van onderzoeksgroepen bij meerdere instellingen? Dan kan je je rechten beter en sneller uitoefenen bij SURF. Zij hebben dan als enige inzicht in al je gegevens bij deze verwerking.

Hoe kan ik deze rechten uitoefenen?

Als je een of meer van bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, kun je een verzoek indienen middels het formulier privacy verzoek. Wij hebben dan een maand de tijd om op je verzoek te reageren. Bij heel complexe verzoeken (of als er heel veel verzoeken tegelijk binnenkomen) hebben we soms meer tijd nodig (maximaal twee maanden extra). Dit laten we je dan binnen die eerste maand weten.

SURF kan je voor deze dienst het best bereiken op sram-support@surf.nl.

Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering.

Vragen? Klachten?

Heb je naar aanleiding van de bovenstaande informatie nog specifieke vragen of heb je op- of aanmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor een bericht sturen aan privacy@uu.nl.

De UU heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is een interne adviseur en toezichthouder die ook voor jou van belang kan zijn, namelijk wanneer je informatie wenst over onze verwerking van persoonsgegevens of wanneer je daarover een klacht wilt indienen. Je kunt contact met onze FG opnemen via fg@uu.nl.

We wijzen je erop dat je bovendien het recht hebt om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens Universiteit Utrecht

Heidelberglaan 8
3584 CS Utrecht
Tel. (030) 253 35 50

Contactgegevens SURF

SURF
Moreelsepark 48
3511 EP  Utrecht
sram-support@surf.nl

Privacyverklaring: versie en beleidsdocument

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 12-2-2026. Van tijd tot tijd brengen we wijzigingen aan in deze privacyverklaring.