Privacyverklaring Soliscloud 

Versie 27-11-2024 

In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van Soliscloud. 

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking? 

De Universiteit Utrecht, gevestigd aan de Heidelberglaan 8, 3584 CS Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die worden omschreven in deze privacyverklaring.  

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt? 

Je persoonsgegevens worden verwerkt om het mogelijk te maken veilig gebruik te maken van Soliscloud. Soliscloud is een zogenaamde remote desktop dienst die de UU aanbiedt aan medewerkers en studenten. 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt? 

Van gebruikers van Soliscloud worden de volgende gegevens verwerkt: 

• Je SolisID, 

• Je Entra ID, dit is een uniek nummer dat alle Microsoft accounts hebben, 

• De naam van je computer, 

• Groepslidmaatschappen, 

• Of je student of medewerker bent, 

• en bij welk onderdeel van de UU je hoort, 

• Je UU email adres, 

• Je IP-adres, 

• Het netwerk dat je gebruikt om verbinding te maken met Soliscloud, 

• Welke software er voor jou beschikbaar is, 

• Welke software je gebruikt, en 

• Welke fysieke hardware er wordt toegewezen aan je virtual desktop. 

Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard? 

Voor Soliscloud worden je gegevens 30 dagen bewaard. Enkele gegevens worden langer bewaard voor beveiligingsdoeleinden. Hierover kan je meer lezen in de privacyverklaring voor Microsoft Endpoint for Defender bij de UU.

Sommige gegevens, zoals je SolisID zijn gekoppeld aan je connectie met de UU, en worden langer bewaard. 

Worden mijn gegevens gedeeld met derden? 

Gegevens worden gedeeld met Microsoft, Nerdio en Liquit. Nerdio en Liquit krijgen alleen de informatie die zij nodig hebben om hun rol uit te voeren. Hierdoor is het voor deze partijen niet mogelijk te achterhalen wie de eindgebruikers zijn.  

Worden mijn gegevens doorgegeven naar derde landen? 

Er vindt doorgifte plaats van een beperkte set aan gegevens naar de Verenigde Staten. Er zijn aanvullende afspraken gemaakt om deze te beveiligen. 

Wat is de wettelijke grondslag van deze gegevensverwerking?  

Gegevens waar Algemeen belang bijstaat betreft gegevens van studenten die worden verwerkt om onderwijs te volgen. Hiervoor wordt overwogen dat de Universiteit Utrecht via de WHW een taak heeft om onderwijs te verzorgen voor diens studenten. Hieronder valt ook het aanbieden van omgevingen met krachtige computerhardware, zodat mensen dit kunnen gebruiken voor het te volgen onderwijs. 

Voor medewerkers wordt voor algemeen gebruik het gerechtvaardigd belang gebruikt. Hiervoor wordt het volgende overwogen: Medewerkers wordt Soliscloud aangeboden om locatieonafhankelijk dezelfde werkomgeving te gebruiken. Voor de UU bespaart dit kosten voor IT en onderhoud, en is de omgeving bovenal veiliger. Voor medewerkers speelt hier het belang dat, wanneer zij deze dienst gebruiken, hun gegevens verwerkt worden. De verwerking van medewerkersgegevens is vrij gering en staat daarom in proportie tot het aanbieden van de digitale werkomgeving. 

Voor alle gebruikers wordt ten aanzien van de beveiligingsgegevens overwogen dat deze niet vergaand zijn en in proportie zijn tot de te beveiligen omgeving. Het belang van de UU is om de Soliscloud omgeving vrij te houden van kwaadaardigen en misbruik. Hiervoor worden wat gegevens extra verwerkt. Hoewel medewerkers dit belang ook hebben, worden hiervoor wel hun gegevens verwerkt. Gezien de spelende belangen is de gegevensverwerking hier wel in proportie. 

Als laatste worden de gegevens voor troubleshooting verwerkt. Deze worde verwerkt om medewerkers en studenten, wanneer zij een probleem ervaren, goed te kunnen ondersteunen. Hier hebben studenten en medewerkers ook belang bij, zodat zij effectief gebruik kunnen maken van Soliscloud.  

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen? 

Als betrokkene heb je bepaalde rechten. Namelijk het recht op inzage, het recht op rectificatie van persoonsgegevens, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van verwerking en het recht op bezwaar. Mocht je gebruik willen maken van deze rechten, dan kun je jouw verzoek indienen via dit formulier. Wij hebben dan een maand de tijd om op je verzoek te reageren. Bij heel complexe verzoeken (of als er heel veel verzoeken tegelijk binnenkomen) hebben we soms meer tijd nodig (maximaal twee maanden extra). Dit laten we je dan binnen die eerste maand weten.  

Bij het uitoefenen van jouw rechten is het noodzakelijk dat wij eerst jouw identiteit vaststellen. Dit doen we op een manier die past bij de situatie waar het om gaat en bij het recht dat jij wilt uitoefenen. 

Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?  

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering. 

Vragen 

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, dan kan je die stellen aan privacy@uu.nl. Wil je een klacht indienen? Dan kan dat bij de functionaris voor gegevensbescherming van de Universiteit Utrecht, te bereiken op fg@uu.nl. Het staat je ook altijd vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de privacy waakhond van Nederland.