Privacyverklaring declaratieformulier voor externen

Versie: 22-12-2021

De Universiteit Utrecht (hierna: ‘UU’, ‘ons’ of ‘wij’) gaat op een zorgvuldige manier om met uw persoonsgegevens. Voldoen aan privacywetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, voornamelijk de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (hierna: AVG), is daarbij van cruciaal belang.

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van externe particulieren (hierna: ‘u’ of ‘uw’) die werkzaamheden hebben verricht voor de UU, zoals ZZP’ers en gastdocenten, die declaraties indienen via ons online webformulier. In deze privacyverklaring informeren wij u over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor u van belang kan zijn.

Verantwoordelijke en verantwoordelijkheid

De UU is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Dat betekent dat de UU verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De UU vindt het van essentieel belang dat persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook open zijn over de wijze waarop uw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe.

1.    Welke persoonsgegevens verzamelt de UU?

Uw persoonsgegevens verzamelen wij op het moment dat we het ingevulde declaratieformulier ontvangen. Om declaratiebedragen uit te kunnen betalen en om te voldoen aan de administratieve verplichtingen die op ons rusten, verzamelen we de volgende categorieën van persoonsgegevens over u:

2.    Voor welke doeleinden verwerkt de UU uw persoonsgegevens en op welke grond baseert de UU deze verwerkingen?

De UU verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Declaraties verwerken en aan u het declaratiebedrag, waar u recht op heeft, kunnen betalen;
• Voldoen aan de administratieve verplichtingen die op grond van de fiscale wetgeving op de UU rusten;
• Het verschaffen van toegang tot het online declaratieformulier.

Wij verzamelen uw eerdergenoemde persoonsgegevens en verstrekken deze aan de Belastingdienst. De wettelijke grondslag waarop wij deze gegevensverwerking berusten is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Op grond van artikel 10.8 Wet inkomstenbelasting 2001 jo. artikel 22a Uitvoeringsbesluit inkomstenbelasting is de UU met ingang van 1 januari 2022 namelijk verplicht om bepaalde aan particulieren betaalde bedragen, die betrekking hebben op de grootboekadministratie, op te geven aan de Belastingdienst. Het verwerken van de persoonsgegevens om het declaratiebedrag aan u uit te kunnen betalen, doen wij op grond van de overeenkomst die wij met u hebben gesloten.

3.    Gegevensdeling met derden

Wij delen uw persoonsgegevens met de Belastingdienst. Uw persoonsgegevens worden niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden tenzij wij wettelijk verplicht zijn dit te doen.

Voor het faciliteren van het online declaratieformulier en onze digitale financiële administratie kan de UU externe leveranciers inschakelen om uw persoonsgegevens te verwerken. De UU maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten ‘verwerkersovereenkomsten’.

4.    Doorgifte van uw gegevens buiten de EU

In geen geval verstrekt de UU uw persoonsgegevens, die u aan ons verschaft in het kader van declaraties, aan landen buiten de EU.

5.    Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

De UU neemt passende maatregelen om te garanderen dat uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de hierboven vermelde doeleinden. De wettelijke verplichte bewaartermijn voor uw fiscale gegevens is 7 jaar. Nadien, zullen uw persoonsgegevens verwijderd worden.

6.    Wat zijn uw rechten?

Recht op inzage, correctie of verwijdering

U heeft recht op inzage in en wijziging van uw persoonsgegevens die de UU verwerkt. U kunt een inzage- of correctieverzoek op grond van de AVG richten aan de UU.

U kunt ook verzoeken uw gegevens te laten verwijderen, echter dit is slechts mogelijk voor zover de UU nog aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen. Houdt u er rekening mee dat het verstrekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om uw identiteit te controleren. Een veilige kopie van uw legitimatiebewijs maken, kunt u eenvoudig doen met de ‘KopieID-app’ van de overheid die u in de kunt downloaden in de appstore.

Stuur uw verzoek naar privacy@uu.nl en noteer in het onderwerp welk verzoek het betreft.

Recht op overdracht van gegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens die door de UU zijn verwerkt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm en/of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke. Als u van dit recht gebruik wil maken kunt u uw verzoek sturen naar privacy@uu.nl.

Recht om een klacht in te dienen

Indien u op enig moment van mening ben dat de UU inbreuk maakt op uw privacy, heeft u steeds het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthoudende autoriteit:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Tel. Informatie- en Meldpunt Privacy: 088 – 1805 250
E-mail: info@autoriteitpersoonsgegevens.nl

Lees op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) meer over het melden van een klacht, de beste aanpak voor uw klacht en de mogelijkheid tot het invullen van het digitale meldingsformulier klachten.’

7.    Hoe beveiligt de UU uw persoonsgegevens?

De UU neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zodat persoonsgegevens worden beschermd op het gebied van vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid. We hebben dus verschillende maatregelen geïmplementeerd om uw persoonsgegevens te

beschermen tegen verlies, wijziging, toevallige of onwettige vernietiging, ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot uw persoonsgegevens.

Hieronder kunt u een niet-uitputtende lijst terugvinden van onze beveiligingsmaatregelen:

• Uw persoonsgegevens worden slechts in het IWF-portaal van de UU opgeslagen en niet op een andere locatie;
• Het IWF-portaal is beveiligd conform de UU systeembeveiligingsmaatregelen;
• De toegang tot de persoonsgegevens wordt beperkt tot medewerkers van de UU die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

8.    Aanpassingen

De UU behoudt zich het recht om deze privacyverklaring, waar nodig, van tijd tot tijd te wijzigen. Dit gebeurt steeds in overeenstemming met de AVG en andere privacyreglementering en -wetgeving. Wanneer we aanpassingen doen in de inhoud van deze verklaring, passen we de datum en het versienummer van deze verklaring aan.

Vragen of opmerkingen

Heeft u naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? Neemt u dan gerust contact op met het team Uitgaande Geldstroom (UG) van de UU op. U kunt hiervoor een bericht sturen naar infocrediteuren@uu.nl.

De functionaris voor gegevens­bescherming (FG) van de UU is bereikbaar via fg@uu.nl.