Privacyverklaring Jira & Confluence

Versie 19-12-2023

In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens wanneer deze worden verwerkt bij het gebruik van de agile tooling Jira & Confluence. 

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking? 

Utrecht University, located at Heidelberglaan 8, 3584 CS Utrecht, is responsible for the communications described in this privacy statement. 

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt? 

Het doel van Agile tooling zoals Jira en Confluence is om het projectmanagement te stroomlijnen door de samenwerking en communicatie binnen de agile teams te bevorderen. De tooling faciliteren de agile werkmethode binnen de UU en stelt men instaat op efficiënter te plannen, gericht taakbeheer uit te voeren en bevordert de informatie deling binnen de teams.

Jira is een tool waarmee teams issues kunnen volgen en projecten beheren. Het kan gebruikt worden voor zowel Agile- als watervalprojectbeheer om bugs, functies en andere werkitems bij te houden.

Met Confluence Cloud kun je al je informatie, documenten en projecten in één geordende hub samenvoegen, zodat teams eenvoudig en snel informatie kunnen vinden, zoeken en ontdekken.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt? 

De volgende gegevens worden verwerkt wanneer je gebruik maakt van Jira en/of Confluence:

• Gegevens gebruikersaccount
  • Uniek Atlassian ID;
  • Tekst in ‘About Me’;
  • Avatar & URL;
  • Voor- en achternaam;
  • Emailadres;
  • Tijdszone.
• Werkgelegenheidsinformatie:
  • Job titel/ rol;
  • Kantoor / locatie;
  • Bedrijf/ organisatie.
• Overig:
  • Persoonlijke gegevens die zijn opgenomen in door gebruikers gegenereerde inhoud.

Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard? 

De gegevens worden bewaard zolang de gebruiker een actief account heeft. Bij beëindiging van de abonnementsperiode worden de klantaccounts na 17 dagen gedeactiveerd. Atlassian bewaart gegevens voor gedeactiveerde producten gedurende 15 dagen (voor evaluatielicenties) of 60 dagen (voor gratis, Standard- en Premium-abonnementen) na het einde van de huidige abonnementsperiode. Na verwijdering wordt een archief van de gegevens nog eens 30 dagen bewaard.

Worden mijn gegevens gedeeld met derden? 

Atlassian biedt diens producten aan als een clouddienst, zij treden daarom in opdracht van de Universiteit Utrecht op als verwerker van de gegevens binnen Jira en Confluence. Tussen de Universiteit Utrecht en Atlassian is een verwerkingsovereenkomst gesloten.

Atlassian houdt op de volgende pagina een actueel overzicht bij van de sub-verwerkers waar die zij inzetten voor het aanbieden van de diensten Jira en Confluence: https://www.atlassian.com/legal/sub-processors  

Worden mijn gegevens doorgegeven naar derde landen? 

Op basis van de lijst met sub-verwerkers die Atlassian ter beschikking stelt worden er persoonsgegevens verwerkt door sub-verwerkers in Amerika, Brazilië en Mexico. 

De (persoons)gegevens worden zowel ‘in transit’ als ‘at rest’ worden zowel voor Jira als Confluence versleuteld.

Wat is de wettelijke grondslag van deze gegevensverwerking?  

We verwerken alleen jouw persoonlijke gegevens als daar een basis voor is. Deze zijn als volgt:

Het aanbieden van Agile tooling aan onze medewerkers:

De grondslag voor deze verwerking is het gerechtvaardigde belang. De UU heeft belang bij het aanbieden van geschikte (Agile) tooling aan diens medewerkers zodat zij op effectief aan de slag kunnen volgens de Agile methode, waarbij het gebruik van dergelijke samenwerkingstools in de methode zit geïntegreerd. Om dit mogelijk te maken is het noodzakelijk om een beperkte set aan persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld ter controle van iemand identiteit en om toegang en rechten tot pagina’s te verlenen aan de juiste medewerkers. Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan noodzakelijk voor het beoogde doel van de verwerking.

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen? 

Als betrokkene heb je bepaalde rechten. Namelijk het recht op inzage, het recht op rectificatie van persoonsgegevens, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van verwerking, het recht op bezwaar. Mocht je gebruik willen maken van deze rechten, dan kunt je jouw verzoek richten aan Privacy@uu.nl. Het kan voorkomen dat tijdens deze procedure om identiteitsbewijzen wordt gevraagd. 

Wanneer je bezwaar maakt, zal er van geval tot geval bekeken worden of aan dit bezwaar kan of moet worden voldaan. De Universiteit Utrecht staakt de verwerking van persoonsgegevens tenzij er dringende gerechtvaardigde gronden aangevoerd worden die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden.

Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering? 

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering.

Vragen 

Als u vragen heeft over dit privacy statement, dan kan u die stellen aan privacy@uu.nl. Wilt u een klacht indienen? Dan kan dat bij de functionaris voor gegevensbescherming van de Universiteit Utrecht, te bereiken op fg@uu.nl. Het staat u ook altijd vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de privacy waakhond van Nederland.