Privacyverklaring Equality, Diversity & Inclusion (EDI)

De Universiteit Utrecht (hierna: UU) gaat op een zorgvuldige manier om met de persoonsgegevens van alle personen die bij ons werken, studeren of deelnemen aan een onderzoek. De privacywetgeving Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat hierin centraal.

In deze privacyverklaring informeren wij je over de doeleinden waarvoor we jouw persoonsgegevens bij Equality, Diversity & Inclusion (EDI) verwerken, hoe je jouw privacyrechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor jou van belang kan zijn.

Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van mijn persoonsgegevens?

EDI verwerkt in dit geval jouw persoonsgegevens om trainingen aan te kunnen bieden. Je bent niet verplicht om je gegevens achter te laten. De Universiteit Utrecht (UU) is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring staat omschreven.

De UU is een publiekrechtelijk rechtspersoon krachtens artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en is gevestigd aan de Heidelberglaan 8, te (3584 CS) Utrecht. De UU heeft de wettelijke plicht jouw persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken. De UU vindt het van essentieel belang dat de persoonsgegevens van haar medewerkers met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Voorop staat dat wij ernaar streven om in alle gevallen aan de eisen die de AVG stelt te houden.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend met een bepaald doel verwerkt. Deze zijn als volgt:

• Om je trainingen over Equality, Diversity & Inclusion (EDI) en sociale veiligheid aan te kunnen bieden;
• Om jaarlijks bij te kunnen houden hoeveel medewerkers de traingingen gevolgd hebben zodat we vraag en aanbod beter op elkaar kunnen laten aansluiten;
• En indien van toepassing is, om benoemd te kunnen worden tot de benoemingscommissie (BAC). Het volgen van de training ‘Objectief en inclusief werven en selecteren’ is namelijk een vereiste om als lid van de commissie benoemd te kunnen worden.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Voor het volgen van de trainingen worden de volgende persoonsgegevens verzameld:

• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• Faculteit/afdeling;
• Functie; en
• De training waarvoor je je hebt aangemeld.

Voor hoelang worden de persoonsgegevens bewaard?

De persoonsgegevens worden niet langer dan drie jaar na deelname aan de training bewaard. Dit is in het kader van de benoeming tot de benoemingscommissie (BAC).

Wat is de wettelijke grondslag?

We verwerken jouw persoonsgegevens enkel als hier een grondslag voor bestaat. Deze zijn als volgt:

• Trainingen aanbieden aan UU-medewerkers:

De grondslag hiervoor is ‘gerechtvaardigd belang’. De UU heeft er belang bij om medewerkers trainingen aan te bieden in het kader van de ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden. Daarbij is het noodzakelijk om de gevraagde persoonsgegevens te verwerken om de trainingen aan te kunnen bieden. Zonder het verwerken hiervan is dit niet mogelijk. Er worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan nodig is hiervoor.

• Overzicht houden van deelnemers van de training Objectief en inclusief werven en selecteren

De grondslag hiervoor is ‘gerechtvaardigd belang’. De namen van UU-medewerkers die de training gevolgd hebben, kunnen gedeeld worden met HR-adviseurs in het kader van het selecteren van leden tot de benoemingscommissie. Om benoemd te worden als lid van de benoemingscommissie is het een vereiste om de training ‘Objectief en inclusief werven en selecteren’ gevolgd te hebben. Het belang van de UU hierbij is om te waarborgen dat leden van de benoemingscommissie die de training gevolgd hebben bepaalde eigenschappen, kwaliteiten en vaardigheden beschikken. Dit is van belang voor het goed uit te kunnen oefenen van de taken als lid van de benoemingscommissie (BAC). Hiervoor is het noodzakelijk om de namen van de betrokkenen te delen met HR-adviseurs om te kunnen achterhalen welke personen de training met succes afgerond hebben. Hierbij worden ook niet meer persoonsgegevens verwerkt dan nodig is.

Worden mijn persoonsgegevens gedeeld met derden?

Jouw persoonsgegevens worden enkel gedeeld met trainingsbureau Human Centric om je de training aan te kunnen bieden.

Worden mijn gegevens gedeeld buiten de EER?

Jouw persoonsgegevens worden enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

Geautomatiseerde besluitvorming

Er wordt op geen enkele wijze geautomatiseerde besluiten genomen zonder enige menselijke tussenkomst.

Hoe kan ik mijn privacyrechten uitoefenen?

Bij het verwerken van jouw persoonsgegevens heb je een aantal rechten, namelijk het recht op inzage, wijzigen, beperken en verwijderen van je gegevens. Je kunt ook verzoeken je gegevens te laten verwijderen. Dit is echter slechts mogelijk voor zover de UU nog aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht om niet te worden onderworpen aan beslissingen die voortvloeien uit volledig geautomatiseerde processen (dus zonder menselijke tussenkomst) waar je serieuze gevolgen van kunt ondervinden. En tot slot heb je in enkele gevallen het recht om een hele set aan gegevens die we van je hebben, te laten overdragen op een andere organisatie. Dit wordt het recht op overdraagbaarheid genoemd. Voor meer informatie over jouw AVG-rechten verwijzen wij je graag naar de algemene privacyverklaring voor werknemers.

Je kunt je verzoek indienen via het volgende formulier: Formulier privacy verzoek (uu.nl).

Contact- en klachtmogelijkheden

Heb je naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over onze Privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor het contactformulier op de website gebruiken of een e-mail sturen naar privacy@uu.nl. Als je een klacht hebt kun je een e-mail naar onze Functionaris voor gegevensbescherming (FG) via fg@uu.nl. Je hebt tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over het gebruik van jouw persoonsgegevens. Dit kan via de volgende link: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap.

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 31 oktober 2023. De UU behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring.