Privacyverklaring Reservering Werkplek Bibliotheek 

Versie 1-11-2023 

In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens wanneer deze worden verwerkt bij het reserveren van werkplekken in de universiteitsbibliotheek. 

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking? 

De Universiteit Utrecht, gevestigd aan de Heidelberglaan 8, 3584 CS Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die worden omschreven in deze privacyverklaring.  

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt? 

Je persoonsgegevens worden verwerkt om het mogelijk te maken digitaal eenwerkplek te reserveren. 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt? 

• Je naam, 
• E-mailadres, 
• Reserveringsgegevens, en  
• IP-adres worden verwerkt als je een reservering maakt. 

Daarnaast is het mogelijk om je afspraak in je Microsoft kalender bij de UU te plaatsen. Daarvoor heeft de dienst rechten op je kalender nodig. Hierdoor is je beschikbaarheid inzichtelijk door de applicatie. De inhoud van je afspraken wordt niet gedeeld. 

Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard? 

Je gegevens worden 1 jaar bewaard. Kalenderdata wordt na plaatsen maximaal 72 uur bewaard, maar doorgaans 2 minuten. 

Worden mijn gegevens gedeeld met derden? 

Je gegevens worden gedeeld met Springshare, de aanbieder van deze dienst. Springshare maakt gebruik van Amazon Web Services voor de hosting van hun platform. Authenticatie wordt gedaan door een dienst van SURF die de UU afneemt. 

Worden mijn gegevens doorgegeven naar derde landen? 

Nee, er vindt geen doorgifte plaats van gegevens naar derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. 

Wat is de wettelijke grondslag van deze gegevensverwerking?  

De UU heeft een gerechtvaardigd belang om -met verwerking van de hierboven vermelde gegevens- te zorgen voor een gecontroleerde en beheersbare bezetting van de (schaarse) beschikbare studieplekken in de Bibliotheek, zowel in de Binnenstad als het Science Park. Dit zal er namelijk voor zorgen dat de studieplekken optimaal worden benut, terwijl verkeer binnen de UB wordt geminimaliseerd.  

Het belang van de UU is om op een gecontroleerde, eerlijke en betrouwbare wijze studieplekken kunnen aanbieden aan studenten en medewerkers van de UU.  

Door geautoriseerde reserveringen en een check-in op de werkplek zelf (QR code scanning door de betreffende persoon die de reservering heeft gemaakt) wordt geborgd dat de bevoegde personen gebruik kunnen maken van betreffende studieplekken.   

In beginsel hebben de studenten er baat bij dat hun persoonsgegevens niet verwerkt worden. Daarnaast hebben de studenten baat bij een goed werkend systeem voor reservering studieplekken en goede omgang met persoonsgegevens. Gebruik van de naam, e-mailadres zijn minimaal nodig om de gebruiker te identificeren en te koppelen aan de reserveringen (gebruiksgegevens). Het e-mailadres is tevens nodig om de gemaakte reservering of annulering van de reservering per mail te bevestigen. Daarnaast ontvangt de gebruiker tevens per mail een reminder van de gemaakte reservering.  

Zowel de UU als de studenten hebben dus belang bij een goedwerkend reserveringssysteem. Het belang voor alle partijen is dusdanig dat dit belang kan worden ingevuld door het verwerken van de in dit document genoemde persoonsgegevens.  

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen? 

Als betrokkene heb je bepaalde rechten. Namelijk het recht op inzage, het recht op rectificatie van persoonsgegevens, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van verwerking en het recht op bezwaar. Mocht je gebruik willen maken van deze rechten, dan kan je hier een formulier invullen ten behoeve daarvan. 

Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?  

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering. 

Vragen 

Als u vragen heeft over dit privacy statement, dan kan u die stellen aan privacy@uu.nl. Wilt u een klacht indienen? Dan kan dat bij de functionaris voor gegevensbescherming van de Universiteit Utrecht, te bereiken op fg@uu.nl. Het staat u ook altijd vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de privacy waakhond van Nederland.