Privacyverklaring digitaal tijdschrijven

Versie 20-10-2022

De Universiteit Utrecht (UU) voert regelmatig onderzoek uit dat wordt gesubsidieerd door externe partijen. Daarvoor wordt een projectadministratie gevoerd. In die projectadministratie worden ook elementen opgeslagen die privacygevoelig zijn, waaronder de urenbesteding. In deze privacyverklaring kan je vinden voor welke doeleinden wij jouw persoonsgegevens verwerken in het kader van het tijdschrijven, hoe jij jouw rechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor je van belang kan zijn.

Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van mijn persoonsgegevens?

De Universiteit Utrecht is een verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’). Dat betekent dat de UU verantwoordelijk is voor wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens. De UU vindt het van essentieel belang dat er zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan en dat passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen voor de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

De uren die doormiddel van het tijdschrijfsysteem worden ingevoerd en opgeslagen kunnen met de accountant worden gedeeld ter onderbouwing van de personele lasten die in relatie tot het project worden gedeclareerd bij de subsidiegever. De gegevens die je invult worden ook door de projectcontroller gebruikt om gebruikt om een juiste en volledige financiële verantwoording op te stellen. Om veiligheidsredenen registreren we ook de datum en het tijdstip waarop je inlogt.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Naam
• Personeelsnummer
• Gewerkte uren
• Projectnaam en/of projectnummer
• Verlofuren
• Datum en tijdstip van inloggen

Wat is de grondslag?

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als daarvoor een grondslag is die expliciet wordt vermeld in de AVG. De UU hanteert voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van het tijdschrijven, de grondslag gerechtvaardigd belang. Onze universiteit heeft er belang bij dat een subsidiegever de personele lasten kan controleren omdat dit een standaard verplichting is in de overeenkomsten die worden gesloten met de subsidiegevers. Zonder het tijdschrijven kan de UU zijn contractuele verplichtingen niet nakomen.

Worden mijn gegevens gedeeld met derden?

Op grond van controleprotocollen van subsidiegevers (vooral de EU en het ministerie van Economische Zaken) moet de controlerend accountant kunnen beschikken over stukken die de juistheid en rechtmatigheid van de gedeclareerde kosten ten aanzien van een gesubsidieerd project kunnen onderbouwen, waaronder de urenbesteding. De controlerend accountant kan onze huisaccountant zijn of een externe accountant die is ingeschakeld door de subsidiegever.

Capgemini verzorgt de techniek (SAP) waarmee wij jouw persoonsgegevens opslaan. Dit is een zogenaamde ‘verwerker’ onder de AVG.

Worden mijn gegevens gedeeld met partijen buiten de EER?

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt in de EU en in beginsel niet doorgegeven naar landen buiten de EER. Indien dat wel gebeurt, treffen we passende maatregelen, zoals contractuele afspraken, om te waarborgen dat je gegevens adequaat worden beschermd.

Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

De persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van het tijdschrijven bewaren we 7 jaar na de datum van de laatste subsidiebetaling.

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen?

Onder de AVG heb je een aantal specifieke rechten waarop jij je kan beroepen. Je kunt ons bijvoorbeeld vragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. En als de gegevens niet kloppen, die laten verbeteren. Ook kun je ons in sommige gevallen vragen om jouw gegevens te wissen, over te dragen of de verwerking van jouw gegevens te beperken. Tot slot kunt je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens.

Als je gebruik wilt maken van bovenstaande rechten, dan kan je daarvoor met ons opnemen via privacy@uu.nl. Houd er rekening mee dat het verstrekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om jouw identiteit te controleren.

Als je het niet eens bent over hoe en waarom de UU jouw persoonsgegevens verwerkt, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Tel. nr. +31 88 1805 250

Vragen?

Mocht je vragen hebben over de wijze waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt, dan kun je die stellen via privacy@uu.nl.

Onze Functionaris voor Gegevensbescherming is te bereiken via fg@uu.nl.