Eén van de manieren om medewerkers, studenten, relaties en andere geïnteresseerden te informeren is via mailings en nieuwsbrieven. Een nieuwsbrief is een periodieke publicatie naar een vaste verzendlijst van een bepaald organisatieonderdeel of over een bepaald project of onderwerp. Een mailing is een e-mail in de huisstijl van de Universiteit Utrecht, die eenmalig verstuurd wordt. Wij vinden het belangrijk dat jij als ontvanger van deze berichten goed geïnformeerd bent over de reden dat je deze e-mails ontvangt. Dat is misschien ook waarom je op deze internetpagina bent gekomen.

Deze pagina beschrijft:

1. wanneer je e-mails van ons ontvangt;
2. welke gegevens we daarvoor gebruiken;
3. wat jij kunt doen als je het daar niet mee eens bent.

Allereerst een paar basiszaken:

Persoonsgegevens zijn gegevens over jou, die naar jou te herleiden zijn. Een e-mailadres is een voorbeeld van zo’n persoonsgegeven. Wanneer een organisatie persoonsgegevens gebruikt, moet ze daarvoor een zogenoemde grondslag hebben. Een grondslag kun je zien als een wettelijke goedkeuring om te doen wat deze organisatie graag wil of moet doen. Wat ze wil of moet doen, wordt het verwerkingsdoel genoemd. Hoe lang de gegevens daarvoor nodig zijn, is de bewaartermijn. Omdat de gegevens over jou gaan, word jij de betrokkene genoemd. Als betrokkene heb jij natuurlijk rechten. Meer over jouw rechten vind je onderaan deze pagina.

Tot slot is het belangrijk te weten dat het hier niet gaat om een persoonlijke e-mail van bijvoorbeeld een collega, docent of persoonlijke relatie.

Wanneer ontvang je e-mail?

Toestemming

Toestemming is één van de twee grondslagen waarop wij jou een mailing of nieuwsbrief mogen sturen. Wij hebben deze toestemming van jou gekregen, bijvoorbeeld doordat jij je hebt ingeschreven voor die nieuwsbrief of omdat je zelf hebt aangegeven hierin geïnteresseerd te zijn. Dat kun je bijvoorbeeld gedaan hebben door deze optie aan te vinken bij het inschrijven voor een evenement.

Toestemming kun je te allen tijde weer intrekken, mocht je geen interesse meer hebben. Dit kan via de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief. Let wel, je trekt dan jouw toestemming in voor die specifieke nieuwsbrief

Gerechtvaardigd belang

Gerechtvaardigd belang is de tweede grondslag. Zoals de naam aangeeft, hebben wij een belang bij het versturen van die nieuwsbrieven en mailings aan jou. Dat mogen we echter niet zomaar. Daarom hebben we zorgvuldig onderzocht wanneer dit gepast is en dus juridisch mag. We mogen je mailen als we:

• medewerkers vanuit goed werkgeverschap willen informeren over zaken die noodzakelijk zijn om je werk te kunnen doen, die relevant zijn in het licht van je aanstelling/functie, over het organisatieonderdeel waar je voor werkt en/of over beleid/strategie van de UU;
• studenten willen informeren over zaken die noodzakelijk zijn om je studie te kunnen doen, die relevant zijn in het licht van je faculteit/opleiding, over studentenbegeleiding en ontwikkelingsaanbod, over randvoorwaarden (bijv. IT-zaken of studieplekken) die studeren mogelijk maken en/of over beleid/strategie van de UU;
• externen als betrokkene bij een project willen informeren over het project, waarbij de externe werkt voor een organisatie waarmee de UU een contract heeft of waarbij de externe een groot belang heeft;
• medewerkers, studenten of externen willen informeren in het geval van een grootschalige gebeurtenis/calamiteit/crisis die je raakt;
• medewerkers, studenten of externen moeten informeren over (wijzigingen in) wet- en regelgeving;
• medewerkers of studenten in het kader van communityvorming willen betrekken of betrokken willen houden.

Persoonsgegevens

Zoals hiervoor uitgelegd gebruiken we persoonsgegevens om je te e-mailen. Naast het noodzakelijke e-mailadres beschikken we over de volgende gegevens.

Overzicht persoonsgegevens

	Voor- /Achternaam	Faculteit/Dienst/ Organisatienaam	Voorkeurstaal*	Onderdeel**	Aan jou verzonden mails
Medewerker	x	x	x		x
Student	x	x	x	x	x
Relatie	x		x	x	x
Overige	x		x		x

*   Optioneel bij inschrijving aan te geven
** Met onderdeel wordt gerefereerd aan het (bouw)project, departement of de opleiding waar je onderdeel van uitmaakt.

Dat we over gegevens beschikken betekent niet dat we die in iedere e-mailbericht gebruiken.

Gebruiks- en bewaartermijnen

Het is goed om te weten dat jouw persoonsgegevens maar één keer in ons e-mailings- en nieuwsbrieven-systeem voorkomen. Jouw gegevens worden daarmee gekoppeld aan een lijst, dus bijvoorbeeld:

Persoonsgegevens 1	Persoonsgegevens 2
nieuwsbrief obv gerechtvaardigd belang 1 nieuwsbrief obv toestemming 2 mailing obv gerechtvaardigd belang 3	nieuwsbrief obv toestemming 2 nieuwsbrief obv toestemming 4

Bovenstaande is belangrijk om te weten, omdat we jouw gegevens dus pas kunnen wissen wanneer je aan geen enkele mailing of nieuwsbrief meer gekoppeld bent. In het voorbeeld van ‘Persoonsgegevens 2’, is dit zodra de toestemming voor beide nieuwsbrieven is ingetrokken. De gegevens worden dan uiterlijk één kalendermaand na het intrekken van je laatste toestemming verwijderd.

In het voorbeeld van ‘Persoonsgegevens 1’ kan het zijn dat alle toestemmingen ingetrokken zijn, maar dat de persoonsgegevens nog niet verwijderd kunnen worden. Dat komt dan omdat er nog e-mail verstuurd wordt op grond van ons gerechtvaardigd belang. Pas zodra de gegevens niet meer nodig zijn voor alle gekoppelde lijsten, worden de gegevens gewist. Dit kan onder andere zijn:

1. nadat het laatste bericht is verstuurd en de lijst opgeheven wordt. Als er daarmee geen (actieve) lijsten meer gekoppeld zijn, worden de gegevens na uiterlijk één maand gewist;
2. als je geen medewerker of student meer bent en daarmee uit de personeels- of studentadministratie verwijderd wordt. Nadat de gegevens daar verwijderd zijn, verdwijnen ze na één maand ook uit ons mailings- en nieuwsbrievensysteem.

Met het verwijderen van de persoonsgegevens is ook de relatie met de verzonden berichten weg. In andere gevallen blijft het verzonden bericht inclusief relatie tot één jaar na verzending in ons systeem aanwezig. Als de relatie verwijderd is, betekent dit dat alle historische gegevens verwijderd zijn en dat niet meer achterhaald kan worden welk contact welke mailing heeft ontvangen.

De statistieken van de verzonden berichten (geopend en doorgeklikt) zijn altijd anoniem en worden ook maximaal één jaar bewaard. Dit doen we om hierover te kunnen rapporteren en/of vergelijkingen te kunnen maken van meerdere verstuurde berichten.

Rechten

Hierboven hebben beschreven hoe de UU gegevens over jou gebruikt in het kader van nieuwsbrieven en mailings. Wij hebben ons best gedaan om hier een goede balans in te vinden en dit duidelijk te verwoorden. Toch kan het zijn dat we iets gemist hebben. Voor algemene vragen en opmerkingen kun je ons altijd bereiken via ubd.cm.privacy@uu.nl.

Mochten we er informeel niet uitkomen, dan staat de formele weg altijd open. Vanuit de AVG heb je daarbij de volgende rechten:

• het recht op inzage;
• het recht op correctie;
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op bezwaar;
• het recht op gegevenswissing.

Omdat het hier een wettelijk recht betreft waaraan vanuit diezelfde AVG ook eisen zijn gesteld, vragen we je een eventueel beroep daarop te doen conform punt 9 op uu.nl/privacy.