Privacyverklaring Wooclap

Versie 10-8-2021

In deze privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens wanneer deze worden verwerkt bij het gebruik maken van Wooclap.

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?

De Universiteit Utrecht, gevestigd aan de Heidelberglaan 8, 3584 CS Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die worden omschreven in deze privacyverklaring, tenzij anders aangegeven.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden verwerkt om gebruik te maken van de dienst die Wooclap biedt, namelijk een zogenaamde onderwijs voting tool. Een in de praktijk bekende aanbieders van vergelijkbare diensten zijn Mentimeter en Kahoot.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Van docenten worden de volgende gegevens verwerkt:

• Je naam,
• Je UU e-mail adres,
• Je rol als docent binnen Wooclap,
• Een uniek gebruikersID,
• Dat je betrokken bent als UU account,
• De taal die je hebt aangegeven,
• De inhoud die je upload binnen Wooclap, zoals events, vragen, bestanden of presentaties,
• Statistieken die worden verzameld over je gebruik binnen Wooclap (denk aan wat voor vraagtypes je gebruikt) en
• Technische informatie: je IP-adres en informatie over je browser, telefoon en operating system.

Als student worden de volgende gegevens van je verwerkt binnen Wooclap:

• Je IP-adres en informatie over je browser, telefoon en operating system.

Als support medewerker bij de UU worden de volgende gegevens verwerkt wanneer je een support cal indient bij Wooclap namens een UU medewerker:

• De NPM vanaf waar je contact opneemt,
• Je naam
• En waar je deze zelf deelt, je telefoonnummer.

Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard?

Alle gegevens worden bewaard zolang de Universiteit Utrecht een contract heeft met Wooclap. Daarna worden de gegevens na 90 dagen anoniem gemaakt.

Hier zijn enkele uitzonderingen op, namelijk met betrekking tot gegevens gerelateerd aan verzamelde statestieken en technische gegevens. Deze worden 30 dagen bewaard.

Het staat docenten altijd vrij om hun eigen gegevens te verwijderen.

Worden mijn gegevens gedeeld met derden?

Ja, gegevens worden gedeeld met Wooclap. Wooclap verwerkt de hiervoor genoemde statistische gegevens en technische gegevens om de dienst te verbeteren en om technische problemen te verhelpen.

Wat is de wettelijke grondslag van deze gegevensverwerking?

De wettelijke grondslag verschilt afhankelijk van je relatie met de Universiteit Utrecht. Voor studenten leunt deze verwerking op de grondslag “algemeen belang”. Dit houdt in dat de Universiteit Utrecht deze gegevensverwerking doet in verband met de onderwijstaak die de Universiteit heeft.

Voor support medewerkers en docenten wordt gebruik gemaakt van de grondslag “gerechtvaardigd belang”. In het kader van dit gerechtvaardigde belang is het volgende overwogen:

Het gerechtvaardigde belang dat de Universiteit Utrecht hierbij heeft komt voort uit het belang om toegankelijke digitale onderwijs applicaties aan te bieden om het onderwijs interactiever en toegankelijker te maken. Dit leidt tot betere kennisopname van de lesstof. Ook is er belang bij om snel het kennisniveau van een groep te toetsen.

Het gebruik van een digitale votingtool zoals die van Wooclap is in het moderne onderwijslandschap een goede oplossing voor dit vraagstuk en is daarbij essentieel bij modern onderwijs.

Het privacybelang van de betrokkenen moet in deze afgewogen worden tegen het belang van de Universiteit Utrecht. In beginsel hebben gebruikers er namelijk geen belang bij dat hun gegevens verwerkt worden. De te verwerken gegevens gaan in deze niet verder dan nodig, en omdat de te verwerken gegevens worden verzameld tijdens werktijd van medewerkers, is de inbreuk op de privé sfeer beperkt. Dit privacybelang is onderkend, maar weegt in deze niet zwaarder dan het belang van de Universiteit Utrecht, en in het verlengde de studenten die profiteren van deze gegevensverwerking. Ook weegt mee dat docenten, die vaak om dit soort tooling hebben gevraagd, meegenieten van de voordelen van de gegevensverwerking.

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe kan ik deze uitoefenen?

Als betrokkene heb je bepaalde rechten. Namelijk het recht op inzage, het recht op rectificatie van persoonsgegevens, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van verwerking en het recht op bezwaar. Mocht je gebruik willen maken van deze rechten, dan kunt je jouw verzoek richten aan Privacy@uu.nl. Het kan voorkomen dat tijdens deze procedure om identiteitsbewijzen wordt gevraagd.

Wanneer je bezwaar maakt, zal er van geval tot geval bekeken worden of aan dit bezwaar kan of moet worden voldaan. De Universiteit Utrecht staakt de verwerking van persoonsgegevens tenzij er dringende gerechtvaardigde gronden aangevoerd worden die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden.

Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Dat wil zeggen dat er nooit besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Er is ook geen sprake van profilering.

Vragen

Als u vragen heeft over dit privacy statement, dan kan u die stellen aan privacy@uu.nl. Wilt u een klacht indienen? Dan kan dat bij de functionaris voor gegevensbescherming van de Universiteit Utrecht, te bereiken op fg@uu.nl. Het staat u ook altijd vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de privacy waakhond van Nederland.